Till huvudmeny

Det digitala skrivbordet
På det gamla analoga skrivbordet förvarade man ofta mappar med papperskopior. Dessa mappar representerade olika projekt som man arbetade med, antingen ensam eller i grupp. När man arbetade i grupp hade vanligen också de andra gruppmedlemmarna samma papperskopior i sina mappar. Mapparna bars ofta med till sammanträden, möten och liknande aktiviteter. Innehållet i mapparna hämtades till stor del från befintlig information både internt inom företaget och externt från andra företag. Papperskopiatorn var en välbehövlig maskin som försåg alla med erforderliga kopior som i sin tur krävde tid för insortering i alla mappar.
När man nu inför det digitala arkivet så är det väl egentligen inte de gamla och väl beprövade arbetssätten man vill göra sig av med. Det är väl snarare den fysiska hanteringen av alla papper som skall bort samtidigt som de dokument man använder alltid skall vara färska. Papperskopior skall nu klassificeras som "färskvara" med bäst-före-datum som innebär att de alltid skall gå i papperskorgen efter läsning/användning eller inscanning. Vidare skall allt handarbete som görs för framtagning av dokumentation i exempelvis en arbetsgrupp vara direkt åtkomligt för alla i gruppen.
Några av kraven på det digitala skrivbordet blir att man skall kunna kopiera dokument, fysiskt eller virtuellt, till mappar som kan namnges och delas ut till alla i en arbetsgrupp. Dokumenten skall kunna hämtas från olika håll så som filsystem, webbservrar, arkivsystem och rent fysiska förlagor. Dokumenten skall kunna användas för anteckningar och vara utskrivbara samt även kunna redigeras. Virtuella dokuments skall kunna hanteras även om de rent fysiskt ligger på HTTP och FTP-adresser. Adresser med användarid och lösenord skall kunna hanteras utan alltför mycket krångel. Naturligtvis skall det också vara enkelt att elektroniskt skicka dokument eller dokumentadresser till andra mottagare utanför arbetsgruppen eller del lokala nätverket.
Återigen visar det sig att man med utgångspunkt från en fillista kan tillgodose de viktigaste kraven på ett digitalt skrivbord. Fillistan i sig utgör namnet på ett projekt och håller samman dokumenten på ett effektivt sätt.
Exempel på innehåll i en fillista: OMBYGGNAD AV VÄNSTER FRAMVAGNSUPPHÄNGNING.IFL
http://www.kmm.se/kmtech/AAB00682.TIF
ftp://username.password@bates.swip.net/docs/kmtech/AAC012472.TIF
..katalog\files\55680321-768.TIF
För att skapa en effektiv arbetsmiljö räcker det inte med enbart en sökapplikation och ett tittprogram. Det krävs betydligt mer för att effektivt kunna arbeta med digital information och unvika att de gamla mapparna med papperskopior återkommer till var mans skrivbord.